אין מספיק שעות ביממה. איך אפשר לנהל עבודה, ילדים, בית וזוגיות? גימרון טוטאלי בסוף כל יום.
כולם צריכים מכם משהו? יום גיבוש לא'2? הגיע חשבון המים בצבע אדום? איך זה קרה?
איפה שני החשבונות הירוקים?
צריך להביא תמונה של הילד מגיל שנה ולא שמתם לב? שוב שכחתם להזמין חופשה בזמן ועכשיו צריך משכנתא נוספת בשביל לטוס.
מבינה. ואפילו מאוד:)
תראו, אני לא מאמינה במשפט: אין לי זמן. אבל הזמן מאוד יקר לנו וכן צריך לנצל אותו בצורה הכי טובה, כי הוא לא חוזר והוא שובב גדול. אני פשוט מחליטה מי ומה יקבל את הזמן שלי.
בכלל נדפקנו עם כל הפמיניזם הזה. עכשיו אנחנו גם עובדות במשרה מלאה וגם לא מעט מכל שאר משימות החיים.
אז איך בכל זאת אפשר?
יש הרבה דברים שאפשר לעשות, אשתף חלק ממה שעובד לי.
ב day job שלי אני מנהלת מוצר ומנהלי מוצר עובדים בספרינטים של שבועיים - שלושה.
אנחנו מחלקים את המשימות הגדולות להרבה משימות קטנות כשלכל ספרינט יש מטרה ולכל כמה ספרינטים יש חזון.
פתאום היכה בי שאני מנהלת מוצר ביום יום שלי מאז ומתמיד, כי אני חושבת בדיוק ככה.
במקלחת בסוף היום חושבת על מה היה לי היום, מה הצלחתי ומה פחות.
מה יכלתי לעשות טוב יותר ואיך אני רוצה שמחר יראה. לכל המשפחה. ובעוד שנה מהיום איפה אני רוצה להיות. כל הזמן עושה לי רשימות כאלו. מסתכלת עליהן אחת לכמה זמן ורואה שדברים זזים.
חשוב לי שבתוך כל העשייה והטירוף, אכניס למשפחה ולי כיף. הכיף, אגב, גם נכנס ללו"ז כמשימה. פשוט אחרת זה לא קורה.
“Time is what we want most, but what we use worst”
אז איך?
1. כלל מספר אחת! הכי חשוב להכניס הכלללל ליומן. זה התנ"ך שלי. מה שלא ביומן, לא קיים. והיו מקרים.
הדבר הכי חשוב: מזמנים את בן הזוג ל-ה-כל. לכל הזימונים. אם אני עוד פעם אחת אשמע את השאלה המיותרת ביקום: ממי, מה הלו"ז מחר? מישהו ימות פה. וזו לא אני. זה לקח קצת זמן, אבל תראו מה זה. הבן אדם הבכיר שאיתי, שמשתמש ביומן בהצלחה מטורפת בעבודה, למד לעשות את זה גם בבית. ההישג הכי גדול שלי בחיי, אם תשאלו אותי.
אם אתם מתקשים להכניס ליומנים - תמצאו לעצמכם "שירלי" שתזמן אתכם. אם אתם מאנשי היומנים - תהיו טובים ותזמנו את הסטלנים. זו מצווה.
לא לדחות מה שביומן. להשתדל מאוד לפחות. פשוט לא לחשוב יותר מדי על כמה אין לי כח, אלא להיות בטראנס ולעשות.
פעם היינו בקוסטה ריקה וראינו צבות ענק מטילות ביצים בתוך בור שחפרו לטובת העניין. הן נכנסות לטראנס בזמן שהן עושות את הפעולה הלא נעימה הזו ויוצאות ממנו מיד בסיומה.
זה מחזה מדהים ונדיר וככה אני מרגישה עם משימות. יודעת שאין ברירה ופשוט עושה אותן.
בכותרת כותבים של איזה ילד האירוע. שלא תמצאו את עצמיכם בטיול עששיות עם האח של הילדה בבן ה-11. לא נעים. גם זה קרה.
הסבתא הזמינה לארוחת שישי? ביומן! אחרת זה לא קיים. אחרת בעלך מדבר עם חבר והוא אומר לו: מה, אחי? מה עושה בשישי? ואז בעלך מסתכל ביומן (כי חינכת אותו בסעיף הקודם) ואומר לחבר: כלום! וזה, רבותי. בזבוז זמן! בזבוז זמן להחליט מה יותר חשוב.
זימונים לדוגמא:
* חוגים. אירוע חוזר בכל הימים לכל הילדים.
* תשלום על קייטנות
* קניית מתנות
* ספורט
* חברים שהזמינו/ימי גיבוש/טיול עששיות/יום הורים/בית מארח וכו'.
* חופשות מהמסגרות (ברגע שמקבלים את דף החופשות, ישר להכניס ליומנים. כולל עם צהרון או בלי) חוסך זמן לשאול: מחר יש גן? יש צהרון? לא עדיף בזמן הזה לשתות קפה או לקרוא משהו?
* הצגות: בתחילת השנה אני רוכשת מנוי לאורנה פורת, אז אני מזמינה מקומות לכללל ההצגות לכל השנה ומכניסה הכל ליומן. חוסך לי זמן במציאת הצגות והכי חשוב - יש לנו את המקום הכי שווה בהצגה
* הזימונים אולי הכי חשובים - זימונים לחופשות: כמה זמן וכסף תחסכו אם תזמינו שנה מראש, אתם בטח יודעים. אנחנו הזמנו טיסות ליער השחור במחירים מצחיקים.
הכניסו שני זימונים: אחד ל - 1.8 ועוד אחד ב - 1.1 (יש מקומות שלא נפתחים באוגוסט, כמו חורשת טל, אבל אל תתפסו לי! כבר 4 שנים שאנחנו שם:)
ברגע שהזמנתם חופשה, תעשו זימונים של החופשה עצמה: תאריכים, שם המלון, כתובת, אישור הזמנה, ביטוח טיסה ועוד. יחסוך לכם זמן אח"כ להתחיל לחפש את הכל.
* דייטים לילדים שבועיים מראש. יש לי יומיים ארוכים בעבודה ויש חוגים וסבתות שיחיו.
אני אוהבת לסגור שבועיים מראש לו"זים לילדים (כמובן לבחירתם). מאוד חשוב להפגיש אותם עם חברים וכמה שיותר גיוון, עוד יותר טוב. אז מי פנוי בעוד שבועיים?
(אל דאגה, יש מספיק מקום לספונטניות. החיים פשוט מובילים לזה. זה באמת הכי יעיל ככה)
* זמן כיף! דייט עם בעלי, דייט עם חברות, לילה עם בעלי בעוד חודשיים, ארוחת צהריים עם קולגה מהעבודה שאני אוהבת, מסאז' מפנק ועוד. תתייחסו לכיף בחיים כמו לכל משימה חשובה אחרת. אי אפשר לשרוד את זה אחרת. וכמו שאני אומרת פה בבלוג, זה ממש בסדר ליהנות. אפילו חובה. שימו לכם את זה בלו"ז.
2. בכל בוקר תפנו 10 דקות לטובת מבט על ותביטו ביומנים.
קודם כל על היום הנוכחי:
יש חוג רובוטיקה וצריך להזכיר למדריך משהו, סמסו באותו הרגע. צריך להודיע בצהרון שהבייביסיטר לוקחת? זה הזמן. עוד רגע פגישות ומי זוכר בכלל איזה יום היום?
אח"כ תסתכלו על המשך השבוע ותחילת שבוע הבא, להיות בעניינים. הודעות שכתבו לכם אתמול ולא הגבתם ותראו אם יש איזו מסיבת יום הולדת שהוזמנתם עליה ושימו ביומנים.
תראו פגישות מיותרות או לו"ז בלתי הגיוני? תזיזו. אתם לא רובוטים.
מעבר על מיילים. תעבירו לספאם מה שלא רלוונטי כבר, תתייקו בתיקיות הנכונות והפכו את המיילים למשימות.
“It's not about having time. It's about making time ”
3. וואטסאפ: כל מיליוני הקבוצות: הכל על השתק. חובה.
נכון, זו בעיה כששולחים רשימות ואתם נתקעים עם הפשטידה, אבל אל תדאגו. 75% מההורים לא יצליחו לפתוח את הדרייב וכשציפי ומיקי יריבו מי היתה קודם, אתם כבר תתפסו את בקבוק השתייה.
הרי תמיד חצי מהזמן זה: "לא נפתח לי", "מי יכול לשים את יוגב עם ביצים קשות?", "דני - סכו"ם".
להשתדל לא להגיב. נכון שיש מלא בדיחות מצחיקות על מלא הורים כאפות.
נכון שיש אנשים עם דברים כל כך הזויים ומעצבנים לפעמים להגיד, אבל אל תגיבו.
תכתבו אותן בפרטי לחבר הנפש שלכם בכתה. או לחברות. או במאמאצחיק.
למשל הורה X כותבת: "למה אין מדורה? נורא חבל" לכתוב בפרטי לחברות שלך:
לרב ההורים בכתה אין חוש הומור, פשוט חבל על הזמן שלכם בתגובות ואנחנו פה בשביל לנהל זמן נכון.
בכלל, בקבוצות עם הרבה משתתפים פשוט אל. מספיק שתמצאו 2-3 עם חוש הומור וזה מה שצריך.
4. תעשו fade out לאנשים שלא באים לכם טוב. די. אתם לא צעירים. יש לכם מלא על הראש. אין זמן לאנשים כאלו. פשוט אין צורך. צמצמו מגע והנה התפנה לכם עוד זמן. לי זה היה הכי קשה לעשות כי אני הכי חברותית שיש, אבל זה לגמרי אפשרי.
תפנו זמן רק לאנשים
שעושים לכם טוב
5. נסיעות בפקקים? תשמעו פודקאסטים. זה טוב לדבר עם חברות בדרך, אני עושה את זה כל בוקר, זה החמצן שלי. אבל אם הן לא עונות, אני אמצא את עצמי שומעת פודקאסט של עינת נתן או של ניהול מוצר או כל דבר אחר. לנשמה.
6. ניהול הבית: שחררו את הפנטזיה מבית מתוקתק. אני עוברת בכל יום 10 דקות על הבית. מסדרת בריפרוף, ואז כבר נעים לי בהרגשה. (למרות שאם תפתחו את הארון לפעמים, תקבלו חום).
כביסה אני מקפלת מול סידרה שאנחנו רואים. הילדים עושים את החלק של הגרביים.
עוד ייעול בזמן בשילוב עם ערך חינוכי שמסב לילד תחושת משמעות בבית: לכל ילד יש תפקיד בבית.
* מר כביסה: שם את האבקה ומרכך
* מר עורך: עורך את השולחן (כולל סלטים ושתייה)
* מר מדיח (מפנה מדיח ומפעיל)
* מר סופר (בודק מה חסר ואומר מה להוסיף לרשימה + הולך לסופר להשלמות איתנו)
תשחררו את הקטע שזה יצא כמו שאתם רוצים והנה הרווחתם עוד זמן.
תהיו יעילים. לדוגמא, אמא שלי אומרת שנעשה מכונה בכל יום. אני אומרת שנעשה כמה מכונות יחד ונקפל הכל יחד! כמו data base יעיל. ניגש פעם אחת לטבלה הרלוונטית:)
טוב, אמא שלי היתה מורה. היה לה טיפה יותר זמן. ובכלל אמא שלי היא משהו מיוחד.
“Nobody is too busy. It's just a matter of priorities”
7. הכל On line או עד הבית. תחסכו מעצמכם.
לכל דבר יש מחיר. תלכו לסופר להריח את התפוז ולחוש את הלחם? זה אומר שתוותרו על זמן עם הילד ותוודאו שהוא מוכן למבחן או על זמן איכות למשל. פשוט תשאלו: מה יותר חשוב לי?
* סופר און ליין: קל קל קל. מרוצים משופרסל מאוד. ניסינו הכל.
* בדיקות דם עד הבית: למה להידבק מכולם כשאופנוען יכול להגיע אליכם בשבע בבוקר? עברנו למכבי עכשיו ולהם אין לפי מה שאני יודעת, אבל שנים הזמנו כשהיינו בכללית.
* גיהוץ עד הבית: לוקחים ומחזירים מדוגם. 7 שקלים לפריט
* ספר/מניקור פדיקור: יש הרבה. כשהילדים היו קטנים השתמשתי בזה. היום אני אוהבת להיפרד מהם לשעה:)
* מסאז' עד הבית: יש לזה את היתרונות הבולטים שלו
* אפליקציות מייעלות חיים: Bit וחבריו (תשלומים ברגע), אפליקציות אירגון: אני משתמשת ב Keep של גוגל, אבל יש המון אפליקציות טובות יותר כמו Wunderlist שמשתפת עם אנשים רשימות. אגיע גם לזה יום אחד:)
* הוראות קבע: כדי לא לקבל חשבונות אדומים ומלחיצים
8. אתם באמצע פגישה ונזכרתם שאתם חייבים לכתוב משהו לגננת? תכתבו על הדף בצד: גננת כדי לא לשכוח.
על ניהול זמן בעבודה בכלל יש לי הרבה מה להגיד. בעיקר שלא בהכרח שמי שכל היום צועק כמה הוא עמוס, הוא העמוס. אלא לפעמים הוא פשוט לא יודע לנהל נכון את הזמן שלו. לפעמים הוא סתם צועק:)
לפעמים הוא הכי פחות עמוס. ובאופן כללי, החיים לא נהיים עמוסים פחות. פשוט צריך ללמוד לחיות לצד העומס.
אז לי תמיד יש זמן. אני פשוט מחליטה זמן למה ולמי. ואם משהו לא קורה, זה לא כי אין לי זמן, זה כי משהו אחר היה חשוב לי יותר.
ניהול זמן בעבודה: עוד 10 טיפים
בעקבות הפרק הראשון שכתבתי על ניהול זמן, שאלתם אותי: אבל איך מנהלים זמן בעבודה?
הנה 10 טיפים עיקריים שיעזרו לכם לעשות את זה, ואיך אפשר ליהנות לצד העומס.
כי למה שאהנה לבד עם כל הזמן הזה?
אני לא יודעת מה איתכם, אבל אני שומעת כמעט בכל שיחה עם חברים וקולגות על כמה הם עמוסים, כמה אין להם זמן ומילים כמו: טירוף, אטרף, טרפת, הזייה הן רק מילים שבשיגרה. שורש ט.ר.ף 😆
כל הזמן תחושת תסכול.
ואני שואלת את עצמי, איך זה יכול להיות שאני מספיקה לפחות את אותן משימות ועוד לגדל שלושה ילדים, לנהל בית והחיים עצמם?
הרי לא פחות קשה לי אובייקטיבית מכולם, לפעמים אפילו יותר.
איך אני לא מסתכלת על המשימות כעול וכמשהו מטורף אבל בעיקר איך אני מספיקה?
אז הנה איך.
בנוסף לכל הטיפים שכתבתי למעלה, הנה עוד 10 טיפים ספציפיים לעבודה.
“Discipline is choosing between what you want now and what you want most ” Abraham Lincoln
1) דבר ראשון, תחליפו תקליט.
זה נכון שזה מאד נח להתלונן ולהסביר לעצמנו למה אנחנו לא עושים משהו, אבל אם אתם כאן, כנראה שאתם רוצים לנהל נכון יותר את הזמן בעבודה.
זה נכון גם שמי שמתלונן הרבה על כמה הוא לא מספיק מקבל יותר אמפתיה, אבל זה לא באמת מספק אותנו. קשה לי להאמין שבסוף יום של קיטורים, מישהו מרגיש כיף עם עצמו.
אז בלי קשר למה הספקתם ולמה לא, השפה צריכה להיות שפה של: אני יכולה, אני אוכל, אני אספיק, כן, בטח וגם: יש לי עוד רעיון. שורש י.כ.ל 😆
זו השפה שאנחנו צריכים לדבר
2) אני מגדירה לעצמי אסטרטגיה לתפקיד שלי ואיזה שהוא כוכב צפון וכל משימה שלא קשורה לפרויקט הכי חשוב שלי כרגע, לא נכנס לי ללו"ז, אלא אם כן הוא באמת קטן
3) יום בחיי נראה ככה:
אני באה בבוקר לשולחן העבודה וכותבת בדף A4 את כל המשימות שיש לי לעשות.
ואז אני לוקחת טוש זוהר ומסמנת את כל הדברים שאני חייבת לעשות היום.
למה בדף ולא ב keep או במחשב? כי מחשב לא מול העיניים ואנחנו צריכים שהדף כל היום ידבר אלינו.
(יש לי גם keep - אבל זה לדברים כלליים יותר, בהזדמנות ארחיב)
4) בכל פגישה שיש לי ומישהו אומר משהו חכם או משהו שאני צריכה לעשות, אני כותבת בדף ההוא את הדברים. אח"כ אני מעבירה אותם לתכנת המשימות שמשתמשים בה בעבודה (אתם יכולים בכל דבר שנח לכם, keep, אסאנה, אקסל, word.. זה באמת לא משנה). גם אם מישהו אומר משהו כרעיון וזה נשמע לי מדליק אבל לא רלוונטי לעכשיו, אני כותבת לי. בכל יום אני מעדכנת את הדף, עם המשימות לטווח הקצר. זה לוקח לי בדיוק דקה
5) כשיש פגישות בזום עם הרבה משתתפים והחלק שרלוונטי לעבודה שלי נגמר, אני מנצלת את הזמן הזה לעבודה, אבל אני מקשיבה במקביל. מלא זמן מבוזבז בפגישות האלו!
6) אם יש מישהו שאני תלויה בו והוא לא יכול לתת את השירות, אני אעשה ואלמד בעצמי לפחות חלק מהתפקיד.
אתם רואים קיר, תשברו אותו.
למשל, אם מתכנתים/אנליסטים כרגע עובדים על משהו אחר, עדיין אני יכולה לעשות מאמצים מרקטיאליים, אלמד תוכנה כזו או אחרת כדי לעשות לפחות חלק ממה שרציתי לעשות.
כך אנחנו מפסיקים דפוס של תסכולים ותירוצים ומקדמים עשייה. ועל הדרך גם מעשירים את עצמנו. כל זה חוסך לנו הרבה זמן
7) אם כבר מדברים על העשרה, תקדישו כל שבוע זמן להעשרה. גדול עליכם? פעם בחודש. או רק בסופ"ש. משהו.
ברגע שאתם מעשירים את עצמיכם בקורס מעניין, ספר מקצועי טוב או סתם לעבור על מה שהקולגות שלכם עושים, אתם מתעלים מעל המצב העמוס רגשית שאתם בו ומתמלאים במוטיבציה ובערך עצמי.
ככה אתם יוצאים מהמעגל של התלונות ועוברים למעגל של הניצחונות.
כך בטווח הרחוק תחסכו זמן בכך שלא תהיו תלויים באף אחד, אלא רק בעצמכם.
8) אם קורה משהו מעצבן בעבודה ואתם מאד רוצים להתעסק בזה עכשיו כי זה יושב עליכם, ובמקביל יש לכם מטרה: למשל, להיות ראש צוות עד השנה הבאה. תשאלו את עצמיכם: ללכת ולדבר על זה יקדם אותי למטרה הזו או לא? כמובן שלרב התשובה היא לא. אגב, זה skill שלמדתי לעשות רק בשנים האחרונות, אז הוא נרכש לגמרי ורואים תוצאות מיידיות
9) לא כל פלוץ צריך להריח, את זה כבר כתבתי בהקשרים אחרים. לא כל דבר שמישהו אומר אתם חייבים להגיב. גם אם באמת זה נראה כמו משפט שלקוח מתוך הספר: "המשפטים המטומטמים בתבל" או מהספר האהוב "איך למלא את החלל בבולשיט ולצאת מזה בשלום".
לא.
שיגידו.
הם ידברו ואתם תעשו
10) פחות פגישות, יותר התכתבויות. אם הפגישה יכלה להיות אימייל - עדיף. הנה מאמר על זה בדיוק.
לסיכום:
✨ תשנה גישה משורש ט.ר.פ לשורש י.כ.ל - תצאו מאיזור התלונות, עברו לשכונה של הניצחונות
✨ תגדירו אסטרטגיה לתפקיד שלכם - וכל משימה שלא קשורה לפרויקט הכי חשוב שלכם כרגע, לא נכנסת ללו"ז
✨ בילבולי מח מיותרים בעבודה - עצרו ושאלו את עצמיכם: זה מקדם אותי למטרה או לא? לא? תחזרו למה שרציתם לעשות
✨ תכתבו משימות לטווח קצר בדף שיהיה מולכם ומשימות לטווח ארוך בתוכנה
✨ תלמדו את עצמכם דברים לטובת העשרה ואי שחיקה וחוסר תלות באחרים: חיסכון של זמן בעתיד
✨ ישיבות רבות משתתפים - תעבדו במקביל
✨ לא כל פלוץ צריך להריח. לא חייבים להגיב לכולם. בזבוז זמן
✨ אם הפגישה יכלה להיות אימייל - שתהיה!
יאללה, לכו. אין זמן.
